Règlement de la Foire commerciale de Frasnes-lez-Anvaing 2017

GENERALITES

La Foire commerciale et du tourisme de Frasnes-lez-Anvaing est organisée par l’asbl Foire Commerciale de Frasnes-lez-Anvaing.

Elle se tiendra du jeudi 25 mai 2017, 10 heures au dimanche 28 mai 2017, 19 heures avec une nocturne le vendredi 26 mai 2017 jusque 21 heures.

 Les exposants ‘HORECA’ (drink, food, …) ne sont pas admis sauf dérogation du Comité Organisateur. 

Horaires :

  • Du samedi 20 mai 2017 au mardi 23 mai 2017, de 8h à 20h : montage des stands (véhicule autorisé à l’intérieur du site)
  • Mercredi 24 mai 2017 : De 8h à 12h : montage des stands (Attention plus aucun véhicule n’est autorisé à l’intérieur dès mardi 23 mai 20h)
    16h : stand définitivement monté. Plus d’accès au Hall jusque 18h45.
    De 19h à 20h : tour de visite des stands (stands ouverts) par les participants à la soirée des acteurs économiques.
    20h : soirée des acteurs économiques (cocktail dînatoire et soirée VIP) (1 entrée incluse/module)
  • Jeudi 25 mai 2017, 10h à 19h : Foire commerciale (10h ouverture officielle)
  • Vendredi 26 mai 2017, 10h à 21h : « Nocturne » de la Foire commerciale
  • Samedi 27 mai 2017, 10h à 19h : Foire commerciale
  • Dimanche 28 mai 2017, 10h à 19h : Foire commerciale

Lieu :

Hall JORION, situé face à la gare de Frasnes-lez-Buissenal, route de Moustier.

Modules et prix :

Les modules font 3 mètres de façades et 4 mètres de profondeur et sont loués au prix de 350 EUR HTVA (423,50 EUR TTC), incluant 1 place pour la soirée des acteurs économiques avec cocktail dînatoire et boissons (valeur 45,00 €)..

Emplacement :

Votre emplacement sera déterminé par le Comité organisateur.

INSCRIPTION ET PAIEMENT

L’inscription se fait uniquement ‘en ligne’ en complétant le formulaire mis spécialement à votre disposition.

Après votre inscription, le Comité organisateur examine votre candidature.

En cas d’acceptation de votre candidature par le Comité, un mail vous sera adressé vous en informant et vous invitant à régler le montant de votre inscription et de votre caution. Dans ce cas, seul le paiement vaut inscription.

Le Comité organisateur, en tant qu’organisation privée, se réserve le droit de refuser l’inscription d’un candidat-exposant pour éviter trop de stands ayant la même activité ou pour tout autre motivation dont l’objet sera précisé dans la décision de refus.

En cas de refus de participation à la Foire commerciale par le Comité, aucune indemnité ne sera due. Seul le remboursement d’acompte éventuel payé à l’organisation sera intégralement payé.

La facture acquittée confirme votre participation à la Foire Commerciale de Frasnes 2017 (de même que le nombre de stands alloués (métrage)).

La réception du paiement détermine l’ordre d’arrivée des inscriptions. Lorsque que le nombre maximum de stands disponibles est atteint, le formulaire en ligne sera inaccessible et les derniers versements remboursés.

DESISTEMENT – ANNULATION

En cas d’annulation de l’inscription avant le 1er avril 2017, il sera procédé au remboursement intégral des frais d’inscription.

En cas d’annulation de l’inscription entre le 1er avril et le 19 avril 2017, il sera procédé au remboursement de 50% des frais d’inscription.

En cas d’annulation après le 19 avril 2017, aucun remboursement des frais d’inscription ne sera opéré.

Modalité d’annulation :
Uniquement au moyen du formulaire mis à disposition sur le site de l’association.

SERVICES DU COMITE ORGANISATEUR

Le comité organisateur met à disposition des exposants :

  • Un réseau électrique
  • Des toilettes
  • Des points de restauration ;

Un nettoyage préalable du hall sera effectué par les organisateurs.

Le comité organisateur a conclu pour l’ensemble de la foire une assurance incendie.

Le comité organisateur prévoit une surveillance durant les périodes de fermeture de la foire entre le mardi 23 mai 2017, 20h et le lundi 29 mai 2017.

Le comité organisateur décline toute responsabilité en cas de vol et de dégradations éventuelles durant la période de foire sur le matériel exposé.

Le comité organisateur se charge de la promotion de l’événement dans les médias locaux et régionaux et le cas échéant dans un toute-boîtes (70.000 entrées seront distribuées).

Des bâches publicitaires seront prévues aux abords des routes.

L’évènement sera repris dans certains toute-boîtes de l’Association des Commerçants de Frasnes-lez-Anvaing.

Le comité organisateur et ses partenaires prendront en charge les animations pendant les 4 jours de la Foire Commerciale.

NOUVEAU : Le mercredi 24 mai de 19h à 20h, un tour des stands « pré-inaugural » sera organisé exclusivement pour les participants à la soirée des acteurs économiques. Chaque exposant recevra 1 entrée gratuite/module pour cette soirée (valeur : 45 €)

Le comité organise l’ouverture officielle le jeudi 25 mai 2017 à 10 heures.

Le comité offre 200 entrées à chaque exposant et 3 ‘PASS EXPOSANT’ pour les 4 jours.

 

OBLIGATIONS DE L’EXPOSANT

L’exposant doit être titulaire d’un n° d’entreprise relatif aux produits et services qu’il veut promouvoir lors de la foire.

Pour les stands ‘HORECA’, une demande (via le formulaire en ligne de contact ou via e-mail) préalable doit être introduite au comité organisateur.

L’exposant ne pourra vendre et promouvoir que les types de produits et services indiqués lors de son inscription.

Lors du montage

  • L’exposant se charge lui-même des cloisons et du matériel complet de son stand.
  • Tout déchet produit lors du montage doit être emporté par l’exposant. Le non-respect, aussi minime soit-il, de cette obligation sera facturé 250,00 € HTVA.
  • Le stand sera complètement monté et prêt à accueillir les visiteurs le mercredi 24 mai à 16h (tour de visite des stands à 19h !). En cas de retard le stand sera fermé et caché par des barrières HERAS. L’installation ne pourra cependant plus se poursuivre.
  • Aucun véhicule ne sera toléré dans le Hall de la Foire dès mardi 23/5 à 20h

NOUVEAU : Tour de visite des stands mercredi 24/5 de 19 à 20h (soirée des acteurs économiques)

  • Chaque stand sera ouvert, éclairé et tenu par au moins un représentant le mercredi 24 mais dès 18h45. Il sera ainsi visité par les plus de 300 participants à la soirée des acteurs économiques. En cas d’absence de représentant, le stand sera fermé et caché par des barrières HERAS

Lors de la Foire

  • Dans l’intérêt même de leur commerce (et pour l’image globale de la Foire), chaque exposant veillera à ce que son stand soit occupé par au moins 1 représentant durant toutes les périodes d’ouverture de la Foire (les périodes plus creuses étant souvent celles où le temps consacré aux chalands se révèle le plus rentable…)
  • Aucune boisson alcoolisée autres que celles en vente dans la Foire commerciale via les stands HORECA n’est tolérée sur le site de la Foire. Des contrôles seront quotidiennement effectués à ce titre.

 

  • Chaque exposant devra se conformer aux directives particulières de sécurité le concernant éventuellement. Il se munira à tout le moins d’un extincteur non périmé et d’une rallonge électrique d’au moins 50 mètres (max 16 Ampères avec possibilité d’un ampérage supérieur sur demande et moyennant un supplément).
  • Il est interdit de percer des trous dans les murs du hall ;
  • Toute sous-location sans l’accord préalable écrit du comité organisateur est strictement interdite.
  • Le marché d’occasion est interdit, sauf s’il s’agit de l’activité principale reprise sous le n° d’entreprise.
  • Sauf s’il a été reconnu « stand HORECA » par le comité organisateur, l’exposant ne pourra vendre des boissons ou des produits alimentaires à moins que ceux-ci ne soient pas consommés à l’intérieur de la foire (bouteilles, pots fermés); il est donc permis de faire déguster des produits et de vendre des produits fermés sans en permettre la consommation sur le site. Seuls les exposants «HORECA » peuvent vendre des produits alimentaires et des boissons consommables sur place.
  • L’exposant s’engage à installer un stand présentable muni d’un tapis de sol, accueillant et propre durant toute la durée de la Foire.
  • L’exposant se doit de respecter les dispositions légales qui s’imposent à lui.

Lors du démontage

  • Le démontage aura lieu exclusivement le lundi 29 mai de 8h à 20h. Tout ce qui restera dans le Hall postérieurement à cette date sera considéré comme déchet et sera soit détruit, soit propriété de l’asbl organisatrice, sans compensation
  • L’exposant s’engage à restituer les lieux de son emplacement dans un parfait état de propreté, libre de tout élément et déchet. L’exposant repart avec ses déchets. Le non-respect, aussi minime soit-il, de cette obligation sera facturé 250,00 € HTVA.

EN CAS DE MANQUEMENT A SES OBLIGATIONS, L’EXPOSANT S’EXPOSE A LA FERMETURE DE SON STAND ET SON EXPULSION DU SITE DE LA FOIRE SANS COMPENSATION

LORS DE SON INSCRIPTION, L’EXPOSANT MARQUE EXPRESSEMENT SON ACCORD SUR L’INTEGRALITE DES PRESENTES DISPOSITIONS

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